Ein Team braucht eine Struktur

Ein Team braucht eine Struktur – Teamwork Teil 1

Advertorial

Von Antonia Montesinos, 30.08.2022

Wieso geht eigentlich so viel schief? Wieso klappt die Kommunikation nicht? Wieso bleiben Aufgaben liegen? Wieso macht in der Praxis eigentlich jeder, was er denkt?

Struktur als Heilmittel: Das dort, wo Menschen zusammenarbeiten, wo Kollegen von der Vorarbeit einer anderen Person abhängig sind, gewisse Sprach- und Prozessvereinbarungen erforderlich sind, steht außer Frage und doch fehlt es in vielen Praxen an Struktur oder an dem Willen, Strukturen einzuhalten beziehungsweise vorgegebenen Prozessen zu folgen.

Struktur hilft, den Überblick zu behalten. Struktur hilft dabei, Kontinuität zu entwickeln. Struktur hilft dabei, Qualität zu wahren und Sicherheit zu generieren. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Ergebnisse der Praxis aus und verhindert kopfloses Verhalten im Team.
Eine Fessel der Bürokratie oder eher eine Philosophie?

QM als Philosophie

Kaizen, Total Quality Management (TQM) oder das Qualitätsmanagementsystem (QMS) nach DIN 9001:2015-11 haben sich aus dem Bedürfnis entwickelt, Fehler zu vermeiden, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern, die Qualität bei Waren und Dienstleistungen zu erhöhen sowie Wissen nachhaltig zu sichern.

Es ist von Bedeutung, dass Qualitätsmanagement ist nicht nur eine Idee von Ingenieuren, sondern auch eine Philosophie sein kann. Eine Philosophie der stetigen Verbesserung (Kaizen), um den Patienten stets das Beste anbieten zu können und sich selbst vor langwierigen Korrekturversuchen und aufwendigen Beschwichtigungsversuchen gegenüber den Patienten zu schützen.

Qualitätsmanagement unterstützt den Verbesserer in uns, um das Optimum zu erreichen, sodass alle ihren Job machen können, ohne dass Fehler sich wiederholen, Irritationen, Missverständnisse oder gar Konflikte aufgrund mangelnder Vorgaben entstehen.

Eine perfekte Organisation beruht auf dem Bedürfnis, den Überblick zu behalten, sich nicht wiederholen zu müssen sowie effiziente Abläufe zu ermöglichen, sodass der Praxisalltag einem Schweizer Uhrwerk gleicht. Alles läuft perfekt, alle finden sich zurecht, alle sind zufrieden.
Qualitätsmanagement erhitzt jedoch auch die Gemüter und spaltet die Dentalbranche in zweierlei Lager. Da gibt es die, die auf QM schwören und diejenigen, die der Meinung sind, QM sei lediglich eine weitere Fessel der Bürokratisierung, die keine Praxis brauche.

Struktur als Konfliktvermeidungshelfer

Fakt ist, dass die Basis einer erfolgreichen Unternehmensführung darauf beruht, dass alle Mitarbeiter wissen, was wie gemacht werden soll, um ein gewünschtes, nach Möglichkeit exakt definiertes Ergebnis zu erzielen.

Nur wenn Rahmenbedingungen und Vorgaben überdacht formuliert und kommuniziert werden, kann bei einer Abweichung gegebenenfalls von einem Fehler gesprochen werden.
Denn ohne Definition des gewünschten Ergebnisses erfolgt die Umsetzung nach bestem Wissen und Gewissen. Abweichungen vom gedachten Ergebnis können dabei entstehen, sind jedoch der ausführenden Person nicht als Fehler anzulasten, da diese nie darüber in Kenntnis gesetzt wurden, welches Ergebnis gewünscht war.

Struktur hilft daher, Schuldzuweisungen aufgrund unklar definierter Aufgabenzuteilung zu unterlassen und Konflikte zu vermeiden.

Evaluation und Förderung

Struktur ermöglicht es allen Mitarbeitern, sich zu orientieren, eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, welches Ergebnis erwartet wird, um im Anschluss die eigene Arbeitskraft so einzusetzen, dass das erwartete Ergebnis erreicht oder gar übertroffen wird.

Struktur hilft dabei zu evaluieren, wo etwa Fähigkeiten noch ausgebildet werden müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Im Anschluss an die Evaluation können zielorientierte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen den Mitarbeitenden angeboten und Wachstum gefördert werden. Denn nur wenn Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, den Standard zu leisten (fachlich wie auch aufgrund der Persönlichkeit), der von ihnen erwartet wird, kann bei Nichterfüllung über Restriktionen nachgedacht werden. Ein anderes Vorgehen wäre ein fataler Führungsfehler.

Struktur ist ein Muss, um einen verbindlichen Arbeitsrahmen vorzugeben und trägt zur Klarheit im Team bei. Mitarbeiter wissen, für welche Bereiche sie zuständig oder verantwortlich sind und was von ihnen erwartet wird.

Sie kennen die Kommunikationsleitlinien sowie Kommunikationswege, die das Team in ihrer Verständigung und Klarheit unterstützt. Struktur führt zu weniger Nachfragen, Interpretationen, Missverständnissen und Irritationen auf der Arbeitsebene und ist somit ein leistungs- und zielorientierter Wegweiser für das Team.

Wenn Struktur menschlich kollabiert

Struktur kann andererseits verzögern, ersticken und lähmen. Ein zu viel an Struktur kann Arbeitsprozesse jedoch unangemessen in die Länge ziehen, Kreativität ersticken und ein Unternehmen unbeweglich machen.

Struktur kann dazu beitragen, dass ein System menschlich kollabiert, da der Mitarbeiter in seiner Einzigartigkeit nicht gesehen oder wertgeschätzt wird. Unternehmen, die ihren Fokus ausschließlich auf die Struktur legen, übersehen oftmals die psychosoziale Komponente in einem Team und wie sich zu viel Struktur auf der Beziehungsebene der Mitarbeiter auswirkt.

Mitarbeiter werden gebremst, indem ihnen gesagt wird, dass dies schon immer so gemacht wurde oder dass diese neuartige Art zu denken und zu arbeiten in der Praxis einfach nicht funktioniert.
Verbesserungsvorschläge versickern in QM-Sitzungen, indem die Vorschläge zerredet werden, anstatt es einfach mal auszuprobieren.

Dies frustriert engagierte Mitarbeiter und schickt sie unbewusst in den inneren Ruhestand. Jeder tut nur noch das, wozu er oder sie eingestellt wurde. Es herrscht das Motto „das gehört nicht zu meinen Aufgaben“.
Fazit: Jedes Unternehmen, jede Praxis braucht Struktur, um nicht im Chaos zu versinken, Fehler zu vermeiden und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.

Identifikation und Loyalität

Es braucht jedoch Balance zwischen Struktur und freiem Handeln (Teil der gelebten Praxiskultur). Dies ist für das langfristige Wohl und Engagement von Mitarbeitern wichtig. Je mehr Sinnhaftigkeit und Selbstwirksamkeit sie erfahren, desto stärker steigt die Zufriedenheit, die Identifikation mit der Praxis und damit dessen Loyalität.

Strukturen, die ohne Berücksichtigung menschlicher Bedürfnisse nach Sinnhaftigkeit und Selbstwirksamkeit entwickelt werden, fesseln eine Praxis und machen sie zum Sklaven ihrer eigenen Vorgaben. Dies führt auf Dauer zu negativen Entwicklung- und Verhaltungsweisen, welche sich auf der Arbeitsebene und somit in den wirtschaftlichen Ergebnissen der Praxis und der Zufriedenheit des Teams widerspiegelt.

Rahmenbedingungen: