Sinn oder Unsinn? Die Mitarbeiterbefragung

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Eine Mitarbeiterbefragung spart langfristig Geld und steigert die Loyalität deiner Mitarbeiter. Wie du sie durchführen kannst, zeigt dieser Beitrag.

„Was soll ich als Chefin denn noch alles machen?“ So oder so ähnlich lauten die spontanen Reaktionen auf die Frage ‚Was hat Ihre letzte Mitarbeiterbefragung ergeben‘?

Der Zweck einer Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument der Organisationsentwicklung und kann sehr unterschiedlich eingesetzt werden. Je nach Zielsetzung kann die Befragung von offen bis zu anonym variieren. In der Regel wird die Mitarbeiterbefragung zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit eingesetzt. Darüber hinaus eignet sie sich für allgemeine Fragen, die im Praxisalltag auftreten oder für geplante strategische Veränderungen in der Ausrichtung der Praxisführung.

Mindeststandards bei Mitarbeiterbefragungen

  • Freiwilligkeit Die Mitarbeiter können frei entscheiden, ob sie an der Befragung teilnehmen.
  • Digitale Befragung um Rückschlüsse aufgrund der ausgefüllten Formblätter zu verhindern.
  • Rückverfolgung ausgeschlossen Das Ausfüllen oder der Ausdruck einer PDF (Formblatt Mitarbeiterbefragung) darf keinem direkten Arbeitsplatz zuzuordnen sein.

Offene oder anonyme Befragung?

Das Ziel der Befragung beeinflusst die Wahl der Befragungsform. Geht es beispielsweise um die neue Wandfarbe für das Behandlungszimmer, kann die Befragung offen gestaltet werden. Diese Frage wird in der Regel nicht als Hürde von Mitarbeitern wahrgenommen. Geht es jedoch um strategische Überlegungen, wie die Ausdehnung der Behandlungszeiten auf den Samstagvormittag oder die Einführung eines Schichtsystems beinhalten, bietet sich die anonyme Befragung an.

Denn solche Fragen fordern von Mitarbeitern eine eindeutige Stellungnahme - mit dem Risiko, dass diese nicht wahrheitsgetreu beantwortet wird. Der Mitarbeiter, der einen inneren Konflikt erfährt, schließt sich im ersten Entscheidungsschritt der Mehrheit an, um im Anschluss seinem eigenen Bedürfnis zu folgen und sich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen. Dies kostet die Praxis nicht nur den Verlust des Mitarbeiters, sondern in der Regel den Abfluss von Wissen und manchmal auch die Abwanderung von Patienten, die sich eng mit dem Mitarbeiter verbunden haben; das ist insbesondere in der Prophylaxe festzustellen.

Wie spiegelst du den Istzustand?

Durch die Wahl der anonymen Befragung erhält die Praxisleitung ein authentisches, ein ehrliches Feedback. Im Fokus steht nicht, das Ergebnis zu erzielen, welches sich die Praxisleitung wünscht, sondern eine Spiegelung des Istzustandes. Werden die Überlegungen vom Team angenommen oder abgelehnt? Wenn du die Tendenz im Team erkennst, kannst du als Praxisinhaber Annahmen und Ängste ggf. widerlegen und durch offene Kommunikation und Flexibilität in der Sache dazu beitragen, dass skeptische Mitarbeiter sich öffnen und an einer möglichen Win-Win Lösung mitwirken.

Wenn die Temperatur des Stimmungsbarometers sinkt, ist es allerhöchste Zeit, über die Mitarbeiterzufriedenheit nachzudenken.

Die häufigste Form der Mitarbeiterbefragung ist die Befragung nach der Mitarbeiterzufriedenheit, da sich dadurch der Wille zum Engagement bzw. die Bindung zur Praxis messen lässt.

Dass die Befragung nach der Mitarbeiterzufriendenheit sinnvoll ist, beweist eindrucksvoll die jährlich stattfindende Gallup Studie. Denn Mitarbeiter, die nicht ausreichend emotional gebunden sind, leisten weniger oder haben gar gekündigt, was sich ebenfalls auf das Arbeitsverhalten sowie die Bereitschaft zur spontanen Kündigung auswirkt.

Welche Fragen sind die richtigen?

Richtige oder falsche Fragen gibt es nicht. Allerdings gibt es nützliche und weniger nützliche Fragen, die du deinen Mitarbeitern stellen kannst. Darüber hinaus solltest du auf etwas Struktur achten, um im Anschluss die Fragebögen effizient auswerten zu können.

Damit eine Mitarbeiterbefragung ihren Zweck erfüllt, empfiehlt es sich, diese von einer neutralen Person durchführen zu lassen. Neutral bedeutet in diesem Fall, jemanden von außen mit der Befragung zu beauftragen. Dies hat den Vorteil, dass keine Interpretationen oder Beschuldigungen aufgrund von Vorteilsnahme oder Animositäten erfolgen kann. Es hat darüber hinaus den Vorteil, dass das beauftragte Unternehmen die Ergebnisse neutral bekannt geben, moderieren und durch Impulse im Sinne einer Win-Win Lösung begleiten kann.

Wähle deine Fragen weise und zielgerichtet

Wenn du danach strebst zu erfahren, wie zufrieden deine Mitarbeiter sind, dann frage nach dem, was für sie wichtig ist.

  • „Haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz alle Materialien, Werkzeuge, Instrumente, die Sie benötigen?“
  • „Haben Sie in den letzten sechs Monaten eine von uns finanzierte Fortbildung (Präsenz oder online) besucht?!“
  • „Erfahren Sie ausreichend Unterstützung durch das Team?“
  • „Haben Sie die Möglichkeit, innerhalb der Arbeitszeit als Team zusammenzukommen und sich auszutauschen?“
  • „Haben Sie die Gelegenheit, sich mindestens einmal wöchentlich mit Ihrem Vorgesetzten auszutauschen?“
  • „Wünschen Sie sich mehr Kommunikation seitens der Praxisleitung?“
  • „Werden Sie seitens der Praxisleitung bei Veränderungsprozessen nach Ihrer Meinung gefragt?“

Wenn du darüber hinaus erfahren willst, wie sehr sich deine Mitarbeiter mit der Praxis identifizieren, dann stelle folgende Frage:

„Wie weit stimmen Sie der Praxisphilosophie auf einer Skala von 1 bis 10 zu?“

Die Antworten weisen auf mögliche Maßnahmen hin

Die Art der Fragestellung lässt bereits erkennen, welcher Schritt der nächste ist. Sind die Ergebnisse bei den personenzentrierten Fragen unbefriedigend, dann heißt es, alle Mitarbeiter aktiv auffordern, dir einen Vorschlag für die persönliche Weiterbildung vorzulegen. Die Antworten weisen die Praxisleitung darauf hin, ob ein Bedarf an einer wöchentlichen Sprechstunde vorhanden ist. Die Fragen zum Team- oder Kommunikationsverhalten legen den Finger in die Wunde, so dass du unmittelbar Maßnahmen ergreifen kannst, die das Teamverständnis bzw. die Kommunikation wieder in Balance bringen.

Um die Frage nach dem Sinn oder Unsinn einer Mitarbeiterbefragung zu beantworten, ja, es macht Sinn, spart langfristig Geld und steigert die Loyalität deiner Mitarbeiter. Was also hat die letzte Mitarbeiterbefragung bei dir ergeben?

Titelbild: Jude Beck - Unsplash