Never Change a running System! Wer kennt diesen Spruch nicht? Wenn etwas problemlos läuft, dann sollte man es nicht verändern. Das kann auch für den Wechsel der Praxissoftware gelten: Wenn die Abläufe in der Praxis gut funktionieren, warum dann umstellen?

Die Praxis Bodammer und Walz aus dem Kreis Freudenstadt erfüllt sich mit einem Neubaurpojekt den Wunsch, die bestehende Praxis auszubauen und in größeren, moderneren Praxisräumen ihr Konzept besser umzusetzen zu können. Noch bevor das Team am neuen Standort arbeitet, soll ebenfalls die Praxissoftware umgestellt werden. Im Interview erzählt uns Stephanie Walz von den Beweggründen und dem bisherigen Weg.

Frau Walz, Sie haben sich bewusst für den Umstieg auf eine neue Software entschieden, warum?

Bei der bisherigen Software war die Anbindung der Geräte sehr schwer, wenn die Hardware nicht aus dem eigenen Haus kam. Auch unsere IT-Experten konnten da nicht viel machen, alles hat nur mäßig funktioniert,  gerade bei der Schnittstelle zur Röntgensoftware, da mussten wir oft Bilder exportieren und wieder importieren. Außerdem wurde durch Wartungen und Updates zwischenzeitlich alles lahmgelegt, die Datensicherung war ziemlich umständlich und zeitintensiv und wenn man zusätzliche Funktionen brauchte, etwa die rechtssichere digitale Patientenaufklärung, musste die in einem extra Modul gekauft und eingerichtet werden.

Wie lange hat es gedauert von der Entscheidung für eine neue Software bis zu deren Einsatz?

Wir haben ungefähr ein Jahr vor Einsatz angefangen uns mit verschiedenen Softwarelösungen zu befassen. Nach ungefähr einem halben Jahr waren wir dann so weit, dass die Entscheidungen zum Wechsel und für den neuen Partner standen. Wir haben das ganze dann aber bewusst noch weiter aufgeschoben und haben den Umstieg zum Jahreswechsel geplant. Dazu haben wir im Oktober den Vertrag unterschrieben und die Zeit zur Vorbereitung genutzt. Vor allem die Mitarbeiterinnen aus der Verwaltung haben die ganzen Positionen, Leistungen, Komplexe und Materialien angelegt. Einen Monat vor dem Umstieg gab es dann eine große Teamschulung und danach noch eine speziell für die Abrechnung. Und dann sollte es losgehen.

Sind Sie dann wie geplant am Jahresanfang mit der neuen Software gestartet?

Ja, das sind wir. Wir waren zwar sehr gut vorbereitet, hatten dann aber dennoch ein bisschen Startschwierigkeiten. Leider konnten wir vom Hersteller nicht vor Ort begleitet werden, sodass wir auf telefonischen Support zurückgreifen mussten, der war zwar sehr freundlich und hilfsbereit, doch jemanden vor Ort zu haben hätte uns natürlich ein besseres Gefühl gegeben. So musste dann eine unserer Mitarbeiterinnen, die sich bis dahin am besten auskannte, das irgendwie auffangen und den anderen Kolleginnen helfen. Das war natürlich super anstrengend und etwas durcheinander. Bisher haben wir die Software seit einem Monat im Einsatz und alles lief nach dem Motto “learning by doing”. Deshalb sind wir auch noch nicht dabei alles voll umfänglich zu nutzen. Wir haben uns jetzt erst einmal auf das wesentliche konzentriert und bauen Stück für Stück drauf auf.

Weniger "Papierkrieg"

Konnten Sie denn trotz Startschwierigkeiten schon die positiven Seiten Ihrer neuen Software nutzen, auch, wenn sie erst einen Monat im Einsatz ist?

In Teilen, ja. Es gibt schon viele positive Seiten, wo wir sagen, da gibt es Funktionen, die die andere Software nicht hat, auf der anderen Seite widerum gibt es aber auch Funktionen, die wir vorher hatten und nun vermissen. Aber da sind wir auch im Austausch und Kontakt mit dem neuen Hersteller, der alles gerne aufnimmt und an der Umsetzung arbeitet. Eine “eierlegende Wollmilchsau” gibt es vermutlich ohnehin nicht. Die mobile Anamnese läuft inzwischen ganz gut, das war mit der vorherigen Software nicht so einfach. Wir hätten extra Module dafür kaufen müssen um das zu realisieren und nicht alle Geräte wären mit der Software kompatibel gewesen. So können wir uns aber jetzt den Papierkrieg des händischem Ausfüllens, Einscannens und Vernichtens sparen. Noch nicht im Einstaz ist aktuell die Patientenberatung, wobei die ein wichtiger Punkt für die Entscheidung zur Software war. Die läuft dann in Zukunft auch digital ab, mit Bildern und Videos kann man alles direkt mit dem Patienten am Tablet durchgehen, das Ganze individualiesieren und dann auch als PDF speichern und verschicken. Den Punkt haben wir erst einmal ausgelassen um uns am Anfang nicht mit zu vielen neuen Dingen zu belasten und sicher im Umgang mit der neuen Software zu werden.

Bei welchem Punkt haben Sie denn bisher den größten Unterschied zur vorherigen Software gemerkt?

Das Terminbuch ist etwas anders. Wir haben vorher nach Zimmern geplant, jetzt müssen wir nach Behandlern planen, das ist jetzt erst einmal etwas schwieriger für uns. Man hat dafür eine bessere Übersicht darüber, wann welcher Patient kommt und wo der sich gerade befindet. Man verschiebt den Patienten in der Software vom Terminbuch z.B. ins Wartezimmer und von da aus in das Behandlungszimmer. Wenn die Leistungserfassung abgeschlossen ist, dann verschwindet der Patient automatisch wieder aus dem System. Im Zimmer selbst können wir Terminaufträge erstellen und der Empfang kann den Termin dann vereinbaren. Damit sparen wir uns den Papierkram von Zimmer zu Zimmer, das ist schon eine Erleichterung.

Übernahme der Praxisdaten

Eine Frage die sich viele bei einem Umstieg stellen ist, Daten aus der bisherigen Software übernehmen oder nicht, wie haben Sie das gelöst?

Wir haben uns entschieden keine Daten aus dem alten Programm zu übertragen und nutzen die Chance, um mit den ganzen Altlasten aufzuräumen. Wir haben händisch die Termine vom alten ins neue Sytsem übertragen. Das haben die Mitarbeiterinnen am Enpfang immer nebenbei gemacht, wenn gerade Zeit war, damit sind wir dann aber auch innerhalb von einem Monat fast fertig gewesen und haben die Termine vom ganzen Jahr übertragen. Die Patientendaten müssen natürlich für die Terminvergabe auch neu angelegt werden. Die Anamnese wird noch einmal neu ausgefüllt. Bei manchen Patienten passiert das dann nun leider ein zweites Mal innerhalb eines kürzeren Zeitraums, aber nach einer Erklärung dazu sind alle sehr verständnisvoll. Aus der alten Software wird dann der Arbeitsbefund übertragen, das müssen wir jetzt einfach eine zeitlang noch so machen und beide Systeme parallel nutzen.

Gibt es sonst noch etwas, was sie künftig mit der neuen Software einfachher regeln können?

Ja, ich finds super, dass ich auch von zu Hause arbeiten kann. Ich bin nicht mehr an die Praxisräumlichkeiten oder Zeiten gebunden und muss nicht erst zu Hause kompliziert einen VPN-Tunnel einrichten oder ähnliches. Ich geh einfach an meinen Laptop und kann loslegen. Das ist natürlich auch immer ein schmaler Grad und man ist dazu verleitet, auch einfach mehr zu machen, was ja nicht unbedingt schlecht ist, aber man kann sich die Zeit freier einteilen. Unsere ZMV profitiert davon natürlich auch, wenn sie ganz in Ruhe einen Teil der Arbeit von zu Hause machen kann und nicht ständig jemand nochmal schnell was von ihr will. Alles in allem war die Umstellung eine gute Entscheidung. Die Software hat einen sehr guten Preis und ich hab alles mit drin: Datensicherung, Updates, Wartungen, mobile Anamnese, Aufklärung und und und. Wir holen noch die verpasste Schulung nach und dann können wir richtig loslegen.

Titelfoto: Mimi Thian - Unsplash